拉长卫生院档案管理专门的学问,对小编校档案处管事人业张开反省、指点

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拉长卫生院档案管理专门的学问,对小编校档案处管事人业张开反省、指点

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根据《高等学校档案管理办法》和关于开展附属医院科研档案管理情况检查的通知(复档字[2011]3号)的要求。复旦大学档案馆于2011年6月3日至6月24日,对复旦大学附属10所医院的科研档案管理情况,围绕“档案管理体制、文件材料预立卷、案卷质量、库房安全”等进行了实地检查。

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随着医疗改革日益深化,医院对档案工作的要求也越来越高,医疗档案作为一种信息资源过去只是强调为院内的医教研服务,各医院的医疗档案资料也是各自为政。随着医学模式的转变,要求医疗档案信息管理服务职能也发生相应的转变,从单纯的信息记录变成包括生理和心理健康的综合记录,从单一的为院内管理提供信息资源,转变为更多的做为法律证据、保险赔付的依据、全社会共享的健康信息资源这样才能更好的发展医疗档案管理事业,提高医疗档案信息资料的利用率。医院档案管理师医院整体管理的重要组成部分,加强医院档案管理工作,对于提高医院管理水平具有十分重要的现实意义和历史意义。中国论文网
目前医疗行业档案管理存在的主要问题
1、档案管理意识淡薄。由于众多社会原因,人民对档案的重要性认识严重不足,这一现象在医院管理中表现比较突出。由于档案管理不是直接产生经济效益,因此,不少人士特别是分管领导,对档案管理认识不到位,支持不够。普遍存在重临床轻档案的意识,认识不到综合档案对医院自身历史发展的价值、贡献和在医院管理工作中的重要性、必要性。
2、档案资源利用率低。由于档案管理的规划、宣传工作滞后,造成档案信息资源开发不足,渠道不畅,档案工作披着神秘的禁区面纱,甚至不少人不知道医院设有综合档案室,不知道或不敢查阅档案资料,造成档案资料尘封不动,利用率不高。
3、档案人员专业素质低。专业性较强的档案管理,要求从业人员不仅要爱岗敬业,更重要的是管理理念要适应时代的发展的步伐。由于许多原因,档案管理人员的专业素质参差不齐,知识更新不够快,管理人员缺乏系统的专业知识培训,个别领导甚至将综合档案室作为随意安排富余劳动力的工作场所,造成管理人员水平停滞不前,管理沿袭传统经验,甚至仍停留在手工收集、检索的操作程序上,影响了档案的收集、利用、开发。
4、档案管理投入不足,管理手段落后。有些医院由于经费紧张等各种原因,对档案管理工作投入严重不足,档案整理、保管等基本要求得不到保证。装具落后,设别陈旧,给档案安全保管带来严重后患。档案手段严重落后,计算机网络技术应用到医院档案管理中很少,绝大部分医院档案管理基本还停留在手工收集、检索阶段,致使档案信息量少,工作效率低,不利于档案的收集和开发利用。
5、档案工作场所布局不合理。结构优化、功能完善、规划合理的档案基础设施是开展现代化档案管理工作的保证。一些医院由于用房紧张,经费匮乏,导致档案室空间狭小,库房阴暗潮湿,档案柜陈腐不堪,配套设施奇缺,特别是计算机及网络技术的缺失,相当程度的制约了档案事业的发展。
6、管理费力、查询费时、存储费地。由于医院档案在管理过程中多数仍采用的是纸质的储存介质,只有少数的是照片、磁带、录像带。而纸张类的医疗档案如果储存时间过长,湿度控制不好,查阅的次数过多,则非常容易纸质变黄、发霉、虫蛀及破损,所以制约纸质医疗档案的外部因素很多。更重要的是纸质医疗档案日积月累,产生的数量巨大,所占的内部空间庞大,相对于目前各个医院业务量飞快发展的现状来说,很难拿出足够的库房空间及足够的人力、物力、财力来充分的管理这些医疗档案文件,这成为阻碍医疗档案文件的瓶颈。
着力档案管理远景规划
在医院近期和远期规划中,出对医院规模、诊疗科目、医疗设备等进行详尽的规划,还应对档案管理及设备等进行良好地规划,以便使档案管理水平与医院医疗业务同步。
加快医疗信息化管理的必要性
1、有利于提高医疗服务质量:实现医疗机构信息化,可以实现各级医院医务工作人员互通有无,加强交流,提高医疗水平,扩大了各级医院的诊疗范围,节约了医务人员流动,提高了诊疗效率,真正实现了医疗服务均等化。
2、有利于博采众长,促进中、西医的发展与交流:实行医院档案信息化后,可以使医院的医务人员及时的利用数据平台、数字化图书馆,与国内外优秀医务工作者进行交流,查阅先进医学资料,总结医务工作经验,交流工作心得,促进医务工作人员的医疗技术和诊疗手段。
加强医院档案管理工作的规范化和标准化建设 1、加强宣传教育,更新思想观念。
积极开展档案宣传教育工作,充分开用院报、墙报、网络等各种形式宣传档案工作,向职工介绍什么是档案和档案工作、档案工作的职能和性质,要是全院每位职工都能充分认识到档案工作的重要性。增强职工档案意识,提高他们的参与、支持档案工作的自觉性和积极性,树立起档案工作人人有责的观念。在当今信息化时代,医院档案管理的现代化越来越重要,因此,从领导到具体工作人员,要跟上形式的需要,就必须更新观念,对档案管理工作进行深入改革,更好的跟上医院的飞速发展。改变传统的医院档案工作中的陈旧观念,调整工作思路,创新管理模式。
2、加强领导,健全机构。
全面加强对档案管理工作的领导,院级领导分工中要有分管档案工作的领导,要把档案工作纳入医院全盘工作之中,做到有计划、有安排、有部署。各部门、科室也要落实分管领导,形成层层有人负责,上下齐抓共管的良好局面。做好档案工作责任落实,要把档案工作纳入各部门、科室目标责任中。加强档案工作责任考核,一方面是要加强对分管领导的考核,另一方面是要加强对业务人员的考核。大力形成档案工作年初有安排,平时有监管,年终有总结的工作机制。要健全档案工作机构。
3、加大投入,实现档案管理现代化。
不断加大对档案管理的投入力度,提高档案管理手段。在医院基础设施建设和规划中,要充分考虑对档案工作的投入。一是满足档案装具基本要求,要建立档案专用库房,配备密集架、除潮机、空调、灭后器等基本设施,确保档案安全,确保档案工作顺利开展,二是要充分利用现代化科学技术管理档案,实现档案数字化动态管理、监控。要给档案管理部门配备计算机、复印机、扫描仪等现代化设备,利用计算机对档案进行编号、整理、储存、检索,实现档案管理现代。要充分利用计算机网络信息量大、传输速度快的巨大优势,加强档案信息化建设,共享档案信息资源。
4、健全制度,规范管理。
根据《档案法》及国家档案局第8号令的要求,结合医院实际,建立健全医院档案管理工作各项规章制度。制定出档案分类大纲、文件材料归档范围及保管期限表及文件材料的收集,归档,档案管理、利用、统计等制度。对分管档案管理的领导,各类档案工作业务人员的职责,也应作出明确规定,使医院档案管理工作步入制度化、规范化、标准化的发展轨道。
5、提高档案专业人员素质。
基于以人为本的理念,加强档案专业人员队伍的建设,加强信息技术培训,不断提高档案专业人员思想观念、专业素质和理论水平。要重视医疗技术人员人才引进和继续教育,制定详细合理的培训方案,增强管理的技术保障及创新活力,调整管理思路,改进档案管理模式。提高档案管理人员素质直接影响档案管理水平,因此档案管理人员要刻苦学习新业务、新知识、新技术,全面掌握科学管理档案的综合技能,逐渐形成全方位,多维立体化档案管理。建立有效的激励机制,刺激档案管理人员不断提高业务素质和业务创新的积极性。
6、增强档案管理人员的信息意识。
信息意识是指人们对信息的敏感程度,在大脑中对信息事物捕捉、分析、判断及对事物认识的能力。信息意识是医院档案管理现代化的必要条件,培养的档案人员具有信息意识是促进医院档案管理现代化建设的需要。档案人员具有广阔的信息视野、敏锐的目光决定了医院档案工作的主动性和医院档案事业的发展。医院档案人员的信息意识是档案管理现代化必要条件之一。医院的综合档案室和有关科室人员对来自各方的信息进行搜集,在救治患者、控制疫情、查找病原、编制疫情报表和疫情综合情况上报等,为医院的领导的决策提供依据。
医院档案人员首先应具备丰富的知识,具有扑捉万变信息的敏锐触角。其次应具有较高的业务水平,档案的收集、整理、鉴定、统计、利用都有一套规范标准的方法。作为医院的档案人员,要不断学习专业知识。医院档案人员同时应具备灵活的头脑、竞争和创新意识,医院档案工作也不能墨守成规,要能对医疗档案信息加以判断、分析,从大量信息中加以筛选、综合,为医院的发展提供超前服务。

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10月24日,河南省档案局检查组一行6人在组长、省档案局业务指导处副处长徐莉的带领下,对我校档案管理工作进行检查、指导。副校长赵传海出席了汇报会和反馈意见会。

检查表明,我校10所附属医院对档案工作普遍较重视。明确分管领导,将档案工作纳入到医院的发展规划和议事日程;理顺管理体制,建立了医院档案管理三级网络,配备了具有一定政治素质、知识层次及专业素养的专、兼职档案干部;以新院区建设为契机,加大对档案库房建设的资金投入,完善基础设施,改善了库房保管条件;建立了一系列的档案管理制度,特别在科研档案的管理上,严格按照科研项目的进程进行档案的管理,使科研档案的基础业务进一步得到了夯实,并在科研工作中发挥了重要作用。

在郑东校区召开的汇报会上,赵传海代表学校致辞,对检查组的到来表示热烈欢迎,并恳请检查组留下宝贵意见。检查组组长徐莉讲话,对这次检查的目的、范围、程序等作了说明,并提出了具体要求。接下来,播放了我校《弘毅致远》宣传片,展示了我校的校情和发展成绩。档案馆负责人分别从我校档案管理体制和制度建设情况、档案管理队伍建设和人员培训情况、档案收集整理归档和日常管理情况、档案数字化信息化建设情况、档案查阅利用和编研情况、档案法律法规宣传和档案文化建设情况、近三年集体个人荣誉和科研成果、存在的主要问题和努力方向等方面作了工作汇报。

近年来,我校附属医院的档案工作虽然有了较大进展,取得了成绩,但各医院档案工作发展还不够平衡,存在不同程度的差距,在医院用房上,重医疗轻档案的现象在个别医院特别突出,对照建设一流的医院的发展目标,医院档案工作在与医疗、科研事业同步发展、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案资源建设、档案工作物质保障条件、档案信息化建设等方面还需进一步加强和创新。

检查组成员还参观了校史馆和专题展厅,深入档案查阅服务大厅、综合档案库房、基建档案库房,财务档案库房、声像档案库房、实物档案库房、人事档案库房、档案加工整理室、数字化加工现场、档案馆办公场所等进行实地考察,对各种载体档案保管条件、文件材料归档规范化及制度建设、队伍建设、档案数字化等档案管理软硬件建设情况进行了细致入微的检查。

检查组按照《河南省省直单位文件材料归档工作检查标准》对我校档案管理工作进行了考评和打分。在反馈意见会上,检查组对我校档案管理工作给予了高度评价,认为我校领导高度重视档案工作,档案管理机制有效、规章制度健全,各门类载体档案收集齐全、管理规范,档案信息化建设初见成效,综合评定为“优秀”。

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